Guida allo Smart Working, dove e come lavorare a distanza

Smart working: conosciamolo meglio

Durante il 2020, tutta la popolazione che lavora ha imparato il termine “Smart working” soprattutto a causa della necessità di lavorare da casa, essendo vietati o sconsigliati gli spostamenti e in alcuni casi non essendo fruibili le sedi di lavoro tradizionali. In realtà il termine Smart working affronta un tema molto più ampio e riguarda in generale la modalità con cui viene svolto il lavoro in particolare nella scelta dei tempi e dei luoghi in cui si opera. I temi sono quindi più complessi; cerchiamo di capirne di più.

Normativa del lavoro agile o smart working

Il Parlamento Europeo con la risoluzione del 13/9/2016 (principio generale n°48), ha deciso di sostenere “il lavoro agile”.

Il primo principio dice che il Parlamento Europeo:

sottolinea che la conciliazione tra vita professionale, vita privata e vita familiare è un concetto ampio che abbraccia tutte le politiche globali di natura legislativa e non legislativa, volte a promuovere un equilibrio adeguato e proporzionato tra i diversi aspetti della vita delle presone; ritiene che per conseguire un reale equilibrio tra vita professionale e vita privata sono necessarie politiche solide, trasversali, strutturali, coerenti e complete, che includano incentivi e misure efficienti per favorire la conciliazione tra il lavoro, la possibilità di dedicare tempo alla famiglia e agli amici e di prendersi cura dei familiari, il tempo libero e lo sviluppo personale; evidenzia che è necessario soprattutto un cambiamento culturale a livello della società, che prenda di mira gli stereotipi di genere, affinché il lavoro e le attività di cura siano ripartite in modo più equo tra gli uomini e le donne;

La risoluzione, in 63 punti, evidenzia l’importanza dell’equilibrio tra lavoro e vita privata per promuovere il benessere e lo sviluppo delle persone e della società nel suo insieme.

Per approfondimenti rimandiamo al testo completo del documento Creazione di condizioni del mercato del lavoro favorevoli all’equilibrio tra vita privata e vita professionale.

La diffusione e le modalità dello Smart Working nei Paesi Europei però sono differenti per le diversità in termini di cultura, diffusione delle tecnologie e legislazione del lavoro.

In Gran Bretagna il lavoro agile è stato introdotto nel 2014 e prevede che i dipendenti con una specifica anzianità di servizio possano richiedere il Job sharing, l’home working, il part time o orari flessibili individuali.

In Italia lo smart working è stato regolamentato con la legge 22 maggio 2017, n. 81. Lo smart working viene definito e presentato come una nuova modalità di esecuzione del lavoro (lavoro agile) che consente ai lavoratori di prestare lavoro al di fuori dei locali aziendali con flessibilità oraria e di sede. Lo smart working prevede l’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro.

Si tratta di una normativa particolarmente avanzata perché in essa lo Smart Working rimuove le rigidità e i vincoli tipici del lavoro dipendente.

Nell’intento dello smart working c’è la restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi di lavoro, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati, senza togliere “diritti” e “sicurezze” ai lavoratori. Per i lavoratori agili è infatti prevista la tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

Fonti:

https://www.camera.it/leg17/465?tema=lavoro-agile

https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default.aspx

VANTAGGI e SVANTAGGI del lavoro agile

Vediamo brevemente i pro e i contro del lavoro di tipo agile che permette al lavoratore di svolgere la propria prestazione lavorativa fuori dall’orario e dalla sede standard, secondo recenti sondaggi

Fra i vantaggi nella vita professionale appaiono:

aumento della concentrazione, efficacia ed efficienza della prestazione lavorativa
aumento della produttività dovuta al fatto di contribuire in modo più proficuo a supportare la spinta innovativa della propria organizzazione, attraverso lo sviluppo delle nuove idee, la partecipazione alla definizione di nuovi processi, nuovi prodotti o nuovi servizi.
percezione di un rapporto migliore fra capo e collaboratore dovuto al passaggio dal controllo alla fiducia.
incremento dell’autonomia e della responsabilità nel raggiungimento degli obiettivi.

Se ne deduce che i lavoratori agili sono più capaci di responsabilizzazione rispetto agli obiettivi aziendali e personali, di flessibilità nell’organizzare le attività lavorative e di bilanciare l’uso delle tecnologie digitali con gli strumenti tradizionali di collaborazione.

Fra i vantaggi nella vita privata:

recupero del tempo da dedicare alla propria famiglia, alla propria persona o alla società, come nel caso della partecipazione ad iniziative di volontariato.
risparmi economici sui trasporti e sul pranzo
riduzione dello stress da lavoro

Fra i vantaggi nella vita sociale:

riduzione del pendolarismo e quindi riduzione dello stress
riduzione del traffico
riduzione dello stress nelle persone
aumento del benessere ambientale

Fra gli svantaggi nella vita professionale appaiono:

mancanza di interazione con i colleghi
mancanza di accesso alle comodità dell’ufficio
disagio nel sentirsi sempre connesso e reperibile (opportuno riflettere sul diritto alla disconnessione).
difficoltà nel coordinamento (con il capo e con il team)
mancanza di condivisione immediata di informazioni e tempi di risposta.

Fra gli svantaggi nella vita privata appaiono:

mancanza di privacy
a volte mancanza di una stanza in cui lavorare concentrati
mancanza di strumentazione idonea
mancanza di sedute e scrivanie idonee, comode e confortevoli
mancanza di adeguata connessione internet

Lo smart working in Italia durante la pandemia

Oggi, a seguito della pandemia che ha contribuito ad accelerare l’adesione allo smart working, ma anche al modello “imperfetto” dell’home working, lo smart working va perfezionato ancora di più definendo gli accordi individuali, gli obblighi delle parti (azienda/lavoratore), i protocolli di sicurezza, l’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone), gli orari di lavoro che garantiscano il diritto alla disconnessione e prevedere, laddove richiesto, lo straordinario anche lavorando fuori sede.

Come cambia l’organizzazione del lavoro?

I cambiamenti epocali che le aziende ed i lavoratori hanno affrontato nel 2020, hanno prodotto cambiamenti strutturali nell’organizzazione del lavoro; è largamente condivisa la convinzione secondo la quale lo scenario futuro del mondo del lavoro sarà profondamente diverso rispetto al passato, e molte delle soluzioni organizzative adottate in modo forzato, a causa della pandemia, diventeranno poi modalità stabili e comuni.

Fra queste, sicuramente, la più rilevante sarà la non necessaria presenza contemporanea di tutti i dipendenti in un’unica sede. Se però oggi, in larghissima parte, i lavoratori hanno svolto a casa le loro mansioni, è opinione comune che in futuro saranno sempre più utilizzati gli spazi di coworking all’interno di Business Center dedicati.

Dove lavorare fuori sede durante lo smart working

Uno dei motivi principali per cui le organizzazioni e i lavoratori sceglieranno di lavorare in smart working negli spazi di coworking, rispetto al lavoro da casa, è che le persone sono più produttive quando si trovano intorno ad altri che lavorano. Inoltre, molte persone hanno avuto un’idea di cosa significhi lavorare da casa e hanno imparato che, spesso, non è un ambiente ottimale per svolgere il lavoro, in particolare se ci sono altri nella casa, se gli ambienti da condividere non sono sufficientemente ampi e, non da ultimo, se la banda internet disponibile in casa non riesce a coprire le esigenze di tutti. Nelle grandi città italiane la diffusione dei Business Center con postazioni di coworking è molto ampia ed aumenterà, per cui sarà facile per i lavoratori trovare vicino alla propria abitazione spazi di coworking da cui lavorare.