Cos’è un virtual office e perché ti può essere utile

Se sei un libero professionista o sei un imprenditore che ha un team da gestire sai che la libertà di lavoro fa anche i conti con la maggiore complessità di gestione del tutto: ecco perché un virtual office può essere utile.

Ma andiamo con calma: vediamo se ti ritrovi in queste situazioni.

Da freelance, per esempio, capita di lavorare da casa – e quindi dover dare l’indirizzo di casa nei documenti ufficiali come fatture e preventivi. Capita di essere fuori “ufficio” nel momento in cui arrivano pacchi. Capita di non avere una segreteria che smisti telefonate e comunicazioni quando si è oberati di lavoro.

Da imprenditore, puoi non avere necessità o modo di affittare un intero spazio di lavoro 7 su 7, ma hai la necessità di avere comunque una base.

Il virtual office arriva in aiuto proprio per questi apparentemente piccoli ma grandi intoppi quotidiani, se sommati tutti insieme.

Cos’è un virtual office e come funziona

Un virtual office è semplicemente un servizio che offre un indirizzo fisico, come sede per la tua professione, senza il carico mentale ed economico di avere un affitto di spazi e spese amministrative. È una soluzione nata negli anni ‘60 e da allora è cresciuta in modo esponenziale, soprattutto nelle ultime due decadi. In pratica, grazie al virtual office si può lavorare dappertutto ma avere comunque una “base” con un indirizzo fisico dove ricevere le comunicazioni ufficiali e utilizzare i servizi di segreteria; in aggiunta, se occorre, sono disponibili stanze per riunioni e videoconferenze o uffici arredati utilizzabili anche solo per un giorno o qualche ora.

Il virtual office permette quindi di lavorare insieme senza essere tutti nella stessa location.

È una soluzione particolarmente utile per startup e piccoli business che vogliono minimizzare le spese. Negli ultimi due anni, inoltre, complice la pandemia affrontata, i sistemi di videoconferenza e gestione dei team da remoto hanno incrementato la diffusione di questa soluzione.

Quali sono i vantaggi di un virtual office 

I costi per mantenere un virtual office sono molto più bassi di un ufficio normale, ecco perché è un’idea molto apprezzata da gruppi di freelance, piccoli business e startup. In questo modo, molti imprenditori possono risparmiare sui costi di affitto di uno spazio fisico e liberare risorse da investire ad esempio in capitale umano.
Un altro punto a favore è sicuramente la maggiore produttività: solleva i lavoratori dalle task amministrative, risparmia il tempo per andare e venire dal lavoro, ognuno può lavorare da dove vuole e gli imprenditori non sono obbligati a trovare persone disposte a vivere o trasferirsi nella città dove l’azienda è situata. Una flessibilità che può aiutare sia l’imprenditore, che si solleva da costi extra, sia i lavoratori, che possono decidere con più libertà le loro modalità di lavoro.

Ecco un elenco completo dei vantaggi pratici di un virtual office:

• Risparmio sui costi
• Affitti anche a brevissimo termine, con grande flessibilità e niente contratti lunghi e complessi da disdire
• Un indirizzo fisico reale per fornitori e clienti, mantenendo riservatezza sull’indirizzo personale in caso di lavoratori freelance
• Servizio di segreteria e risposta al telefono: in questo caso è più facile mantenere il proprio cellulare riservato pur essendo raggiungibile dai clienti, con un servizio che smista telefonate, prende appunti, si prende cura della relazione con clienti e fornitori
• Solidità dell’azienda: sia che si tratti di una microimpresa sia di una startup, un virtual office, spesso ubicato in una zona prestigiosa della città, ti aiuta a veicolare l’immagine di un’azienda strutturata e solida

È una soluzione che avevi preso in considerazione, pensando allo Smartworking e alla maggiore produttività aziendale, legata soprattutto a una qualità maggiore della vita lavorativa ed extra?

Qui trovi un articolo per conoscere ancora più nel dettaglio tutti i vantaggi di un virtual office.